Desde tiempos inmemorables, los masones fueron
una sociedad de constructores, que a lo largo de El Reino Unido y la Europa
medieval fueron realizando grandes construcciones, destacando edificaciones
religiosas y grandes catedrales, así como construcciones de carácter y de
dependencias oficiales subordinadas de las coronas y nobles que los contrataban….
Son muchas las
cosas que en lo cotidiano vemos y que de una manera desapercibida a aportado la
masonería, luego con el tiempo de ser unos constructores hábiles entraron en
casi todas las esferas y círculos, desde lo trivial hasta lo académico, siendo
uno de los campos heredados la gerencia y la administración de recursos, entre
estos el tiempo y la eterna búsqueda de su optimización; En este artículo
encontrará algunas sugerencias rápidas para optimizar el uso de tu tiempo. Se
trata de 25 claves sencillas, que aplicadas consistentemente, te aportarán
grandes resultados en el incremento de tu productividad;
1.-Escribe las cosas.
Como afirma el famoso dicho "Es mejor un
lápiz corto que una memoria larga". Tomar notas es el mejor remedio para
no olvidar nada. Acostúmbrate a reflejar sobre el papel cualquier tema
importante de tu jornada diaria. Informaciones de interés, pensamientos, ideas,
aprendizajes,… De este modo conseguirás sacarle todo el jugo a la vida, además
de ser una persona en la que se puede confiar porque no olvida sus compromisos.
2.-Cuando tengas dudas acerca de algo,
pregunta.
Uno de los mayores malgastadores de tiempo es la
falta de comunicación adecuada. Si hay algo sobre lo que tienes dudas en el
proyecto en el que trabajas, pregúntalo y soluciona tu duda. No trates de
intuir que es lo que tienes que hacer, realiza una simple pregunta y sal de
dudas. Preguntar una duda es más sencillo que tener que repetir una tarea
porque no se ha hecho correctamente. No temas parecer tonto si preguntas mucho.
Las personas más efectivas son las que formulan preguntas hasta que no les
queda ninguna duda al respecto.
3.-No hagas las cosas con prisas.
Las prisas suelen ser malas consejeras. Suelen
cometerse múltiples errores cuando se actúa bajo la tensión de las prisas. Si
percibes que no vas a ser capaz de hacerlo todo, haz primero lo más importante.
No te centres en acabarlo todo a toda costa, porque cometerás el error de
terminar con un trabajo de mala calidad. Es preferible terminar tres cosas bien
que cinco mal.
4.-Organiza tu zona de trabajo.
Una mesa y un espacio de trabajo organizado es un
reflejo de una persona organizada y efectiva. Cuando todo está en orden la
eficiencia hace su aparición. Ya no hay que perder tiempo buscando ese papel,
aquella carpeta o aquellas fichas. Además, potencia nuestra energía al trabajar
y nos hace más sencillo el mantenernos enfocados en la tarea que estamos
realizando en ese momento. Aporta enfoque, y ayuda a que nuestra mente se
mantenga totalmente volcada en la tarea que estamos realizando en ese momento.
5.-Planifica tus días.
Cuando alguien comienza un día sin una
planificación previa, es muy posible que ese día acabe malgastado. Una buena
planificación es como un plano que te hace avanzar en la dirección adecuada.
Planificar es destinar una porción específica de nuestro tiempo para realizar
determinadas tareas. Es determinar por anticipado que es lo que va a ocurrir.
6.-Asigna un tiempo específico para cada una
de tus tareas.
Simplemente hacer una lista de tareas pendientes
de hacer habla de nuestra intención de hacerlas. Pero asignar para cada una de
esas tareas un momento específico de tiempo en el que las haremos, hace que las
cosas comiencen a suceder. Establece para todas tus tareas importantes el
momento en el que las realizarás y luego comprométete absolutamente a
realizarlas cuando llegue el momento.
7.-Mantén tus archivos ordenados y al día.
Haz periódicamente una sesión de puesta al día de
tus archivos, recomienda el sitio clubsuperación.com. Elimina todo aquello que
no vaya a serte útil, para de ese modo dejar espacio para la nueva
documentación que tengas que archivar. No hay nada mas desagradable que
intentar encontrar algo en un archivo, para chocar con innumerables documentos
que ya no sirven para nada.
8.-Cuando asignes una tarea a alguien,
acompáñala con una fecha límite para hacerla.
Nunca asignes a otros alguna tarea sin indicar
claramente para cuando tiene que estar completada. Anota en tu planificador
comprobar en la fecha prevista que se ha realizado, así como todas las
revisiones intermedias que estimes oportuno que se hagan. Nunca solicites que
una tarea se haga "lo antes posible". Se específico.
9.-Huye del perfeccionismo.
Por supuesto que las tareas han de realizarse
bien. Pero esto no implica que se dilaten eternamente en la búsqueda de la
perfección. Existe un límite de tiempo asignado a una tarea, que si se traspasa,
no compensa la mejora obtenida en relación al tiempo empleado. Busca la
excelencia, no la perfección.
10.-Dedica un tiempo diario a tu "Hora de
Poder".
Ese espacio de tiempo, que no necesariamente ha
de ser una hora, es el momento del día más importante para ti, ya que ha de ser
un tiempo dedicado a enfocar toda tu atención en aquellos temas que marcan toda
la diferencia. Es el momento para cuidar tu estado físico, para reflexionar
acerca de tus metas y objetivos, para pensar acerca de algún reto que tengas en
tu vida, para enfocarte en resolver creativamente algún proyecto, etc… ese
espacio de tiempo dedicado a lo importante te reportará avances espectaculares
en tu vida.
11.-Respeta el tiempo de los demás.
Cuando se desea que los demás respeten el tiempo
de uno, se ha de comenzar respetando el tiempo de los demás. Antes de
interrumpir a alguien , enviar un mensaje de correo electrónico, solicitar
algún trabajo, etc… pregúntate si es realmente necesario. Agrupa las cuestiones a preguntar a una persona para
hacerlas todas juntas en una misma llamadas en lugar de en varias. Agrupa
varios temas para ser tratados en el mismo mensaje. De este modo estarás
optimizando tanto el uso de tu tiempo como el de los demás.
12.-Maneja los papeles una única vez.
Dedica momentos específicos de tu tiempo para
manejar el papeleo, y cuando llegue ese momento intenta manejar cada pieza de
papel una única vez. Resuelve el asunto, delégalo, elimínalo, archívalo, … o
toma la acción que sea necesaria. Pero intenta dejar el tema resuelto. De este
modo tu pila de papeles pendientes bajará considerablemente de tamaño. Aplica
este mismo sistema a tus mensajes de correo electrónico.
13.-Crea una carpeta para temas a los que
tengas que hacerles seguimiento.
Cuando alguna tarea tenga que hacerse más
adelante, asígnale una fecha y colócala en una carpeta dedicada a temas a los
que debas hacer un seguimiento. Revisa periódicamente esta carpeta para ir
asignando tareas en tu planificador en el momento en el que corresponda
hacerlo. De este modo te resultará sencillo mantener una perspectiva de todo lo
que tienes pendiente de realizar.
14.-Elimina la postergación.
La postergación es dejar para más tarde cosas que
debemos hacer ahora. Si tu problema es que te sientes abrumado por las grandes
tareas, crea el hábito de dividirlas en trozos pequeños y asígnales un espacio
de tiempo día a día hasta que las completes. Si postergas porque no te agradan
las tareas, crea el hábito de hacerlas rápidamente, sin pararte a pensar
demasiado en ellas. Recuerda siempre que postergar lo único que te aportará
será una pérdida importante de tu tiempo y un alto índice de estrés ya que
sabrás que esas tareas deberían estar ya realizadas. Además limitará tu
credibilidad ante otras personas, que terminarán viéndote como una persona que
no cumple sus compromisos.
15.-No acumules pilas y pilas de materiales
para leer.
No permitas que las revistas y el material de
lectura se acumule, y no almacenes inútilmente números atrasados. Selecciona
exclusivamente aquellos artículos que te interesan. Mantén únicamente aquellas
revistas que te interese conservar, y del resto guarda únicamente los artículos
interesantes. Si son revistas que ni siquiera lees, cancela tus subscripciones
.
16.-Planifica tiempo de calidad para la
familia.
No utilices tu planificador únicamente para
aspectos profesionales. Planifica también tu tiempo personal y las actividades
familiares. La vida es mucho más rica cuando se aprovecha también plenamente el
tiempo dedicado a la familia. Cuando se toma el tiempo necesario para
planificar algo, estamos sembrando la semilla que terminará por hacerlo
realidad. Utiliza la magia de la planificación para crear momentos mágicos en
tu vida familiar. Disfruta haciendo este proceso de forma conjunta con tu
esposa o esposo y tus hijos.
17.-Di "No" con mayor frecuencia.
Demasiadas personas comprometen su tiempo en
actividades a las que deberían haber dicho no. Y lo hacen por no quedar mal o
por no ofender a quien les hace la propuesta. No cometas este error. Si hay
algo que estimas que no será positivo para ti y que no va a aportarte nada
significativo en el avance hacia tus objetivos, declina la petición. Recuerda
que siempre que dices si a algo, estás diciendo no a otra cosa que podrías
hacer en su lugar. Valora siempre con la importancia que merece el compromiso
de parte de tu tiempo.
18.-Anota lo más importantes de tus
conversaciones telefónicas.
Ten siempre a mano tu planificador mientras
conversas telefónicamente y ves anotando los datos importantes de tus
conversaciones. No caigas en la tentación de anotar en papeles sueltos que
luego terminan siempre por perderse. Ese hábito, te permitirá recordar siempre
en detalle el contenido de cualquier conversación sin ningún tipo de esfuerzo
por tu parte ya que todo estará perfectamente reflejado en el día que se
produjo la conversación. Además, al final del año, tendrás realizado sin
esfuerzo un registro de llamadas importantes.
19.-Recuerda la importancia del -Principio de
Wilfredo Paretto-
El 80% de tus resultados en la vida viene
determinados por el 20% de las actividades que realizas. Percibe cuales son
esas actividades e intensifica tu desempeño sobre ellas. Enfoca siempre en esas
tareas prioritarias y realízalas siempre en primer lugar. Si queda algo sin
hacer, que sea lo más intrascendente.
20.-Pon tus objetivos siempre por escrito.
El tiempo es el bien del que está hecha la vida.
No dejes que la vida pase al azar. Planifica detenidamente que objetivos
quieres alcanzar. Como bien dijo Séneca: "A quien no sabe a que puerto encaminarse
ningún viento le es propicio". No cometas el error de navegar por la vida
a la deriva. Define con la máxima claridad tus objetivos y orienta tus velas
hacia ellos.
Toma el tiempo para determinar con claridad tus
objetivos a corto, medio y largo plazo. El lugar al que llegues dentro de diez
años va a estar determinado en gran medida por tu planificación de hoy y por
las acciones que emprendas en consecuencia mañana, la próxima semana y los
próximos meses.
21.-Asiste solo a las reuniones estrictamente
necesarias.
Demasiadas personas malgastan una cantidad
tremendamente importante de su tiempo en reuniones intrascendentes. Reuniones
en las que se resuelven temas que podrían haber sido resueltos de manera más
efectiva con una simple llamada telefónica, unos mensajes por e-mail o una
charla informal a la hora del desayuno.Cuando sea inevitable convocar una reunión,
asegúrate de que existe un orden del día y un limite de tiempo para que sea
efectiva.
22.-Aprende a delegar más.
Delegar efectivamente es uno de los factores que
pueden hacerte ahorrar una mayor cantidad de tiempo. Siempre que te sea
posible, delega todo lo que puedas. Si no tienes en quien delegar, busca
activamente formas de ahorrar tiempo a través de la tecnología, recursos
externos o subcontratando tareas. Ante cada tarea que se te presente, hazte la
pregunta de oro: ¿Cuál es la forma más efectiva de realizar esta tarea? En
muchas ocasiones te darás cuenta de que la manera más efectiva de hacerla es
delegándola. ¡Hazlo! Y disfruta del tiempo extra obtenido para conseguir más
resultados.
23.-Suscríbete a servicios que te faciliten
información ya resumida.
Hoy en día existen muchas empresas que se dedican
a suministrar información ya preparada para su rápida asimilación. Bien sean
resúmenes de libros, informes comerciales resumidos o conferencias en audio que
te explican a fondo un tema mientras conduces. Utiliza estos potentes
ahorradores de tiempo. Además son actividades perfectas para realizar durante
los tiempos de espera, antes de una reunión, al llegar a una cita antes de
hora, etc…
24.-Maneja un único planificador.
Utiliza el mismo planificador en tu vida personal
y en la profesional. Tu vida es solo una. No hagas malabarismos tratando de
casar tus prioridades en varios planificadores. Lleva siempre tu planificador
contigo en el trabajo, en tus viajes personales, o en cualquier actividad que
estés realizando. Allí ha de estar todo lo importante junto en un mismo lugar.
25.-Destruye el estrés en tu vida.
Toma conciencia de que no se puede hacer todo y
ser todo para todo el mundo. Desata tu máximo potencial en cada instante, busca
ser efectivo y eficiente, pero no te castigues con límites inhumanos. Recuerda
siempre que no es lo que nos sucede, sino como reaccionamos ante lo que nos
sucede lo que de verdad marca la diferencia. Toma conciencia de que tienes el
poder de tomar la situación más estresante que puedas imaginar y convertirla en
placentera si así lo decides. Haz de tu salud una prioridad. Sin ella, no hay
productividad ninguna.
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